Rapportering civiele vuurwapens

Rapportering

Personen die gebruikmaken van vergunningen moeten daarover rapporteren aan de dienst Controle Strategische Goederen. De regeling van de rapportering verschilt naargelang het gaat over een vergunning voor overbrenging naar of vanuit andere lidstaten van de EU, dan wel over een vergunning voor in-, uit- of doorvoer.

Naargelang het geval kiest u dus de optie "Rapportering over het gebruik van vergunningen voor overbrenging binnen de Europese Unie" dan wel de optie "Rapportering over het gebruik van vergunningen voor in-, uit- en doorvoer vanuit en naar landen buiten de EU" .

 

“Gedetailleerd en volledig overzicht” bijhouden

Verplichting tot bijhouden en bewaren

Personen die gebruikmaken van vergunningen moeten tevens per vergunning een “gedetailleerd en volledig overzicht” bijhouden van de zendingen die zij op basis van hun vergunningen verrichten. Dit overzicht geldt in sommige gevallen als basis van de rapportering, maar in alle gevallen als een verificatiemiddel voor de correctheid van de gegevens die de persoon rapporteert. Met het oog op die verificatie moet u uw originele overzichten minstens zeven jaar bewaren en een afschrift daarvan telkens met de rapportering aan de dienst Controle Strategische Goederen overmaken.

 

Inhoud van het gedetailleerd en volledig overzicht

Het gedetailleerd en volledig overzicht moet per verrichte zending op basis van een vergunning minstens één document bevatten waarin een aantal verplichte gegevens zijn opgenomen. Als deze gegevens niet in één document (kunnen) staan mag het overzicht meerdere documenten per verrichte zending bevatten. In ieder geval moet u  per verrichte zending een referentienummer aan het document of de documenten verbinden.

            Basisgegevens

De basisgegevens die deze documenten per zending moet bevatten zijn de volgende:

  • een beschrijving van de betreffende goederen;
  • de hoeveelheid en de waarde van de betreffende goederen;
  • een beschrijving van het eindgebruik van de betreffende goederen;
  • de gegevens van de afzender, de bestemmeling en de eindgebruiker;
  • de datum van de zending;
  • het referentienummer van de zending.

 

In de beschrijving van de goederen moeten uitdrukkelijk alle “essentiële kenmerken” van de vuurwapens, onderdelen of munitie vermeld worden. “Essentiële kenmerken zijn de aard, de categorie, het merk, het model, het kaliber en het serienummer.

      Mogelijke bijkomende gegevens

Als aan het gebruik van een vergunning voorwaarden of beperkingen verbonden zijn, moeten deze documenten ook het bewijs bevatten dat aan die voorwaarden of beperkingen werd voldaan.

Als deze voorwaarden of  beperkingen bovendien betrekking hebben op het eindgebruik of op wederuitvoer of uitvoer na overbrenging, moeten de documenten ook een bewijs bevatten dat  deze voorwaarden of beperkingen zijn meegedeeld aan de bestemmeling van de betreffende goederen.

 

Aard van de documenten in het gedetailleerd en volledig overzicht

De aard van de documenten die de voormelde gegevens moeten bevatten is niet bepaald. Het kan dus zowel gaan over commerciële documenten (“handelsbescheiden”) als over overheidsdocumenten.

Voorbeelden van het eerste zijn verzendingsnota’s, leveringsnota’s, leveringsbewijzen, purchase orders, pro forma documenten, transportdocumenten en facturen.

Voorbeelden van het tweede zijn douanerekeningen, afgeschreven vergunningen en andere afschrijvingsdocumenten van de douane.