Individuele vergunning

Exporteurs die vergunningsplichtige dual use goederen wensen uit te voeren naar één welbepaalde klant in één welbepaald land, dienen vooraf een individuele uitvoervergunning aan te vragen. 

Eens de vergunning is verleend, heeft deze een geldigheidsduur van 3 jaar. De aanvraag kan dan ook meerdere leveringen van dezelfde dual use goederen naar diezelfde klant in datzelfde land omvatten gespreid over een periode van 3 jaar. Mocht de vergunning na 3 jaar nog niet volledig zijn opgebruikt, kan een verlenging van nog eens 3 jaar worden aangevraagd
 

Aanvraagprocedure
 

Elektronisch aanvraagformulier

De individuele uitvoervergunning kan elektronisch worden aangevraagd via ons Digitaal Loket.

De elektronische aanvraag voorziet in de mogelijkheid om verklarende documenten mee op te laden bij het indienen. Het is evenwel niet de bedoeling dat in het aanvraagformulier loutere verwijzingen naar toegevoegde documenten worden opgenomen. Dergelijke aanvragen worden onontvankelijk verklaard en zullen opnieuw moeten worden ingediend.
De informatie en beschrijvingen worden bij voorkeur in het Nederlands opgegeven met uitzondering van terminologie die courant in het Engels wordt gebruikt.

Verplicht Eindgebruikerscertificaat

Naast het invullen van alle verplichte velden in het elektronisch aanvraagformulier, moet ook een Eindgebruikerscertificaat (hierna: EUC) worden opgeladen in het Digitaal Loket. Bij afwezigheid van een correct ingevuld en ondertekend EUC – dat alle verplichte velden en verbintenissen bevat – is de vergunningsaanvraag niet volledig en wordt de behandeling ervan niet opgestart.

Het EUC geeft informatie over de identiteit van de betrokken partijen, de goederen én bevat een juridisch bindende verklaring van de eindgebruiker (of indien de eindgebruiker nog niet gekend is, de bestemmeling (verdeler)) omtrent het eindgebruik en het respecteren van de geldende internationale sancties en exportcontroleregelgeving. 

De informatie op het EUC primeert op wat wordt ingevuld op het aanvraagformulier. Verifieer dus steeds of de hoeveelheden, productspecificaties en contactgegevens op het EUC overeenstemmen met degene op het aanvraagformulier.

Een Nederlands- en Engelstalig sjabloon van dit EUC vindt u bij de documenten op deze pagina. Wij raden aan steeds van deze sjablonen gebruik te maken om te verzekeren dat alle verplichte velden en verbintenissen aanwezig zijn in het document. Het EUC moet steeds geprint worden op hoofdingspapier van de eindgebruiker en de ondertekenaar moet gemachtigd zijn die onderneming/entiteit (eindgebruiker) juridisch te verbinden aan de verbintenissen opgenomen in het EUC.
Opgelet, voor de export van schedule 3 CWC gecontroleerde chemische producten naar landen die geen lid zijn van de Chemical Weapons Convention (CWC) dient u ook het specifieke schedule 3 CWC EUC te laten invullen. Dit document moet ondertekend worden door de bevoegde dienst van het land van bestemming. Het sjabloon vindt u bij de documenten op deze pagina.

Vereiste originele documenten

De digitale kopie van het EUC laat alleen toe de analyse van de aanvraag op te starten en het dossier ten gronde te behandelen. Voordat de vergunning – bij een positieve uitkomst van de analyse – effectief kan worden bezorgd, moet onze dienst ook in het bezit zijn van het originele, papieren EUC.

Dit geldt ook voor het specifieke schedule 3 CWC EUC.

Certificering van het EUC

In de regel wordt het EUC onderworpen aan een certificeringsproces. Doel is het bestaan van de eindgebruiker te verifiëren en na te gaan of de ondertekenaar gemachtigd is deze entiteit (de eindgebruiker) juridisch te binden aan de verplichtingen die zijn opgenomen in het EUC.

Doorgaans wordt deze certificering door onze dienst geïnitieerd via Flanders Investment & Trade (FIT) of de FOD Buitenlandse Zaken in het kader van de behandeling van de aanvraag. 

Het is eveneens mogelijk als exporteur reeds voor het indienen van de vergunningsaanvraag zelf het initiatief te nemen door het EUC al voor het indienen van de vergunningsaanvraag te laten certificeren. Dit kan dan gebeuren door de Belgische ambassade of de plaatselijke Kamer van Koophandel, telkens in het land van de eindgebruiker. Dergelijke certificering voorafgaand aan de vergunningsaanvraag is echter geen vereiste.

Wij geven u in dit verband graag volgende tips mee: 

  • Licht de klant steeds in dat zij gecontacteerd kunnen worden door de Belgische Ambassade of het FIT-kantoor ter plaatse met het oog op deze certificering. Ervaring leert dat dit de procedure voor alle partijen kan bespoedigen;
  • Spoor uw vaste klanten aan steeds dezelfde persoon de EUC’s te laten ondertekenen. Dit kan een positief effect hebben op de doorlooptijd van de vergunningsprocedure (indien recent een certificering plaatsvond van een door deze persoon getekend EUC, kan een nieuwe certificeringsprocedure vermeden worden);
  • Verifieer steeds dat afdoende contactgegevens vermeld staan op het EUC om de ondertekenaar te kunnen bereiken.

Beslissing door Minister of bij delegatie door het afdelingshoofd

De finale beslissing over het al dan niet toekennen van de vergunning ligt bij de bevoegde Minister. Voor een groot aantal dossiers is deze bevoegdheid evenwel gedelegeerd naar het afdelingshoofd van onze dienst. Meer informatie hierover vindt u hier.

Versturen originele vergunning

Eens de vergunning finaal is toegekend, wordt de papieren vergunning op onze dienst opgemaakt en verstuurd naar het adres ingegeven in het Digitaal Loket.

Let op, u kan enkel dit origineel document gebruiken en aanbieden aan de douane. Met scans of kopieën mag niet worden gewerkt.
 

Verlenging van de geldigheidsduur

Indien de vergunning niet volledig is opgebruikt binnen de geldigheidstermijn van 3 jaar (i.e. er staat nog een zekere waarde en hoeveelheid aan goederen open), kan een verlenging voor een nieuwe termijn van 3 jaar worden aangevraagd. Dit kan via het Digitaal Loket. In het aanvraagformulier dient de restwaarde en- hoeveelheid die nog openstaat te worden ingevuld en een scan van de bijna verlopen vergunning en de afschrijvingen dient te worden opgeladen. Tegelijk dient ook het origineel van de verlopen vergunning te worden terugbezorgd aan onze dienst.